Competenze
Gestione della corrispondenza
- Ricezione, registrazione e smistamento: L'Ufficio Segreteria riceve tutta la corrispondenza in entrata, sia cartacea che digitale, la registra nel protocollo e la smista agli uffici competenti. Si occupa anche della gestione della corrispondenza in uscita, curandone la preparazione, l'imbustamento e l'invio.
- Archiviazione e conservazione: L'Ufficio Segreteria archivia e conserva la corrispondenza, sia cartacea che digitale, in modo ordinato e facilmente consultabile.
Redazione di verbali e documenti
- Verbali di riunioni: L'Ufficio Segreteria redige i verbali delle riunioni degli organi collegiali (consiglio comunale, giunta, commissioni, ecc.), documentando le discussioni e le decisioni prese.
- Documenti amministrativi: L'Ufficio Segreteria collabora alla redazione di documenti amministrativi, come delibere, determine, ordinanze, regolamenti, ecc.
Organizzazione di riunioni e appuntamenti
- Gestione dell'agenda: L'Ufficio Segreteria gestisce l'agenda degli organi istituzionali e dei dirigenti, fissando appuntamenti, riunioni e altri impegni.
- Organizzazione logistica: L'Ufficio Segreteria si occupa dell'organizzazione logistica delle riunioni, prenotando sale, preparando materiali e attrezzature, e curando l'accoglienza dei partecipanti.
Supporto alle attività degli organi istituzionali
- Assistenza amministrativa: L'Ufficio Segreteria fornisce assistenza amministrativa agli organi istituzionali, supportandoli nella preparazione di documenti, ricerche di informazioni e altre attività.
- Supporto logistico: L'Ufficio Segreteria fornisce supporto logistico agli organi istituzionali, organizzando trasferte, viaggi di lavoro e altre attività.
Altre competenze
- Gestione del centralino: L'Ufficio Segreteria può occuparsi della gestione del centralino telefonico, smistando le chiamate ai diversi uffici.
- Gestione del sito web: In alcuni casi, l'Ufficio Segreteria può contribuire alla gestione del sito web dell'ente, pubblicando notizie, comunicati stampa e altri contenuti.